Como ter reuniões online rápidas e eficientes

Aqui na Husky a gente trabalha com um time 100% remoto desde o nascimento da empresa. Já falamos disso em alguns artigos que você pode ler e acompanhar no nosso Medium.

Nesse período a gente vem aprendendo muito sobre como ter reuniões melhores e mais eficientes e vamos compartilhar algumas dicas com você. Dá uma olhada!

Quebre a barreira física.

O ambiente físico ainda é um bloqueio muito comum em qualquer empresa. Por isso, o principal dificultador de reuniões online tende a ser o hábito de querermos replicar no online aquilo que vivenciamos em reuniões tradicionais em um sala com todos sentados ao redor de uma mesa.

Nesse sentido, é importante entender que o online te obriga a ter um outro tipo de organização e respeito a certos fatores que não são tão relevantes em um ambiente físico/tradicional.

 

Pensando nisso, vamos listar aqui 5 pontos indispensáveis para que sua reunião online seja realmente rápida e eficiente.

 

 

1. Tenha certeza que essa reunião é realmente necessária e saiba exatamente quem deve estar nela.

É muito comum as pessoas terem o hábito de marcar reuniões para diversas coisas em que uma mensagem ou uma análise, mesmo que em outro momento do dia, fosse capaz de resolver aquilo.

Reuniões tomam tempo demais de uma pessoa e, ao menos em um ambiente empresarial responsável, tempo é dinheiro. Quando colocamos dois funcionários que custam x reais em uma reunião, o custo dessa reunião é de pelo menos 2x. Imagina com 5 ou 10 pessoas?

Portanto, não troque um e-mail por uma reunião e muito menos chame todo o time da empresa para uma reunião que poderia ser feita com metade daquelas pessoas.

 

2. Defina o assunto que vai ser discutido previamente.

Antes de marcar a reunião, saiba exatamente o que vocês precisam discutir naquela conversa e onde vocês devem chegar ao final dela.

Para facilitar, uma boa estratégia é ter algum documento compartilhável, pode ser um Docs do Google mesmo, por exemplo, ou mesmo um pin no Slack. Nele você já consegue traçar os principais pontos do debate e criar ao menos uma pauta mais direcionada, evitando perder tempo ou sair sem a resposta que precisa.

Seja breve e conciso aqui, não tente criar aquela ata completa de 1980. Alguns pontos basta.

 

3. Estabeleça um horário de início e fim.

Como todos os envolvidos na reunião vão estar disponíveis durante aquele momento, é indispensável que vocês estabeleçam um horário de início para ninguém se atrasar, mas que também respeitem o horário final da reunião.

Isso porque, deixar uma reunião sem horário final acaba facilitando que as pessoas desviem o foco do principal motivo daquela conversa.

Já que não tem um tempo final, tudo bem discutir sobre outros assuntos “rapidinho”, certo? Errado. Se realmente for preciso discutir sobre outro assunto, agende outra reunião com data e hora marcada.

Você pode usar algumas ferramentas que te ajudam nesse agendamento de horários em comum. A gente usa o Calendar do Google hoje, e todos compartilham uns com os outros os seus calendários da empresa.

 

4. Estimule que as pessoas presentes na reunião opinem. 

Uma reunião online precisa MUITO ter a participação das pessoas que estão ali.

Se você fizer uma reunião online em que só a sua voz foi ouvida, ela poderia ter sido um e-mail/comunicado/notificação ou qualquer outro nome que você queira dar para esse tipo de situação em que o receptor da mensagem apenas toma ciência.

Esse encontro de pessoas do time pela internet precisa ter o compartilhamento de opiniões, ideias e debates. É a única forma de justificar a existência da reunião.

Você pode ter um momento de compartilhamento incentivado, caso perceba que as pessoas estão receosas de opinar, por exemplo, separando deliberadamente 5 minutos para cada um expor sua opinião sobre aquele assunto.

 

Mas não force a barra. Incentivar a participação das pessoas é um trabalho cultural, de longo prazo. Avance passo a passo.

 

5. Tenha um setup mínimo de computador, internet e áudio.

Esse é um ponto muito ignorado por várias pessoas e que influencia em 100% das reuniões online.

Quem nunca teve aquela conversa que ficam os dois lados falando “Oi?” “Não entendi” “Pode repetir, a sua voz tá meio longe”?

Você não pode pensar em ter uma conversa pela internet com alguém se você ou essa pessoa não tem um computador que não trava de repente, uma internet ruim que corta o som a todo o momento ou, por último, se não tiver um bom microfone.

Não use o microfone que vem no seu notebook. Ele vai captar todo o som ambiente da sala, aumenta o eco e dificulta toda a conversa.

Invistam um pouco nesse setup mínimo de computador, internet e fone de ouvido com boa captação e vocês vão ver que as coisas fluem muito mais fácil.

Aqui tem uma série de fones de ouvido bons e baratos.

 

Boas reuniões daqui pra frente!

Uma reunião é, em essência, um custo para o seu time ou empresa. Esse custo precisa ter um retorno. Tenha isso sempre em mente que a eficiência das suas reuniões vai crescer bastante.

Bem, é isso! Com essas 5 dicas e sabendo que você tem a certeza de que uma reunião online não é o mesmo que uma reunião em ambiente físico, acreditamos que pode ter encontros com seu time muito mais rápidos e proveitosos do que aqueles que teve até aqui!

Se gostou do texto e das dicas, compartilha com seus amigos e colaboradores! Vai ser bem legal saber que nosso conteúdo está ajudando outras pessoas a ter reuniões mais produtivas.

A gente volta em breve com mais conteúdo!

 

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